6.4.6    Signieren

Dies ist die letzte Dialogseite der Signieren-Funktion. In der Liste werden alle Dateien aufgeführt, die Sie bei der Dateiauswahl (siehe Kapitel 6.3.2) ausgewählt haben.

Die Listendarstellung

Die Zeilen in der Listendarstellung haben die folgenden Spalten:

·     Datei: Diese Spalte zeigt den Namen der zum Signieren ausgewählten Dateien an. Wenn Sie den Mauszeiger über den Dateinamen legen, wird der vollständige Pfad angezeigt.

Hinweis

Hinweis: Das Anlegen von Feldern für sichtbare PDF-Signaturen kann hier über den Aufruf des Kontextmenüs in der Dateiliste erfolgen.

·     Augen-Symbol: Das Augensymbol wird angezeigt, wenn die Datei vor dem Signieren angezeigt wurde (siehe auch Kapitel 5.1, Abschnitt Mindestanzahl). Das Symbol ist grau, wenn die Datei noch nicht angezeigt wurde.

·     Lupen-Symbol zum Öffnen einer Datei: Mit der Lupe in der Spalte „Datei“ wird dasjenige Programm für die Anzeige der Datei aufgerufen, das mit diesem Dateityp auf Ihrem Rechner assoziiert ist, also beispielsweise das Programm "MS Word" für Dateien mit der Endung docx.

·     Status: Diese Spalte zeigt den Verarbeitungsstatus der Dateien an. Diese Meldungen werden angegeben:

-      Neu: die Datei wurde noch nicht verarbeitet;

-      In Arbeit: die Verarbeitung wird gerade durchgeführt:

-      Fertig: die Verarbeitung ist abgeschlossen;

-      Fehler: bei der Verarbeitung ist ein Fehler aufgetreten. Wenn Sie mit der Maus auf diesen Status zeigen, wird in einem Tooltip die Fehlerursache angezeigt.

·     Ergebnisdatei: Bei einer erfolgreichen Verarbeitung sind in dieser Spalte der Pfad und der Dateiname der signierten Datei zu sehen.

·     Lupen-Symbol zum Öffnen einer Datei: Das Lupe-Symbol, mit dem das zur Dateiendung passende Anzeigeprogramm zusammen mit der Datei aufgerufen werden kann, ist hier eingeschränkt nutzbar. PAdES signierte PDF-Dateien können angezeigt werden. Alle anderen signierte Dateien haben die Endung p7s. CAdES enveloping signierte Dateien mit genau einer Signatur können ebenfalls mit dem zur Dateiendung der Originaldatei passenden Anzeigeprogramm geöffnet werden. Alle anderen CAdES enveloping signierten Dateien lassen sich nicht mit dem zur Originaldatei passenden Anzeigeprogramm öffnen.

6.4.6.1       Signieren-Button

Mit dem Signieren-Button am unteren Rand des Dialogfensters lösen Sie den Signaturvorgang aus und es werden nacheinander alle Dateien signiert, die in der Liste aufgeführt sind.

Unterer Dialogabschnitt der Funktion Signieren

Im unteren Dialogabschnitt der Funktion Signieren werden unterhalb der Dateiliste und der Auswahl des Nachfolgeprogramms die Einstellungen zusammengefasst, die Sie für diesen Signiervorgang getroffen haben. Sie können die Einstellungen vor dem Signieren erneut ändern, indem Sie zur Dialogseite "Optionen" zurückkehren.

6.4.6.2       PIN-Eingabe

Wenn Sie mit einer Signaturkarte signieren, werden Sie bei jeder Datei, die signiert werden soll, zur Eingabe der PIN für das Signaturzertifikat aufgefordert.

Achtung Symbol

Achtung:

·     Chipkartenleser vom Rechner trennen: Trennen Sie niemals einen Chipkartenleser vom Rechner, solange das Programm ausgeführt wird. Beenden Sie das Programm, bevor Sie einen Chipkartenleser vom Rechner trennen.

·     Entfernen der Signaturkarte: Entfernen Sie niemals während des Signaturvorgangs die Signaturkarte aus dem Chipkarten-leser. Warten Sie damit, bis das Programm den Signaturvorgang beendet hat.

6.4.6.3       Neue oder andere Signaturkarte

Wenn Sie eine Signaturkarte das erste Mal in Governikus DATA Boreum verwenden oder wenn Sie eine andere Signaturkarte verwenden, als die, die zuvor in Governikus DATA Boreum verwendet wurde, müssen Sie vor dem ersten Signieren einmalig auch die globale PIN eingeben.

Die globale PIN autorisiert die Benutzung der Schlüssel des Verschlüsselungszertifikats. Dies ist notwendig, da die Kommunikation zwischen Chipkartenleser und Governikus DATA Boreum aus Sicherheitsgründen nur verschlüsselt erfolgen darf. Es werden Verschlüsselungs-zertifikate zwischen dem Chipkartenleser und Governikus DATA Boreum ausgetauscht, die solange gültig bleiben, solange Sie zum Signieren dieselbe Signaturkarte benutzen. Wechseln Sie die Signaturkarte, müssen Sie einmalig vor dem Signieren die globale PIN dieser Signaturkarte angeben.

6.4.6.4       Login-Dialog bei Anforderung von Zeitstempeln

Wenn Sie auf der Dialogseite „Optionen“ unten auf der Seite die Checkbox „Zeitstempel anbringen ausgewählt haben, siehe Kapitel 6.4.3.4, wird Ihnen nach dem Klicken auf den „Signieren“-Button der Login-Dialog für den Authentisierungsdienst angezeigt.

Hinweis

Hinweis: Die Login-Daten haben Sie üblicherweise zusammen mit den Konfigurationsdaten erhalten, die Sie in der Registerkarte „Governikus“ in den Einstellungen eingegeben haben, siehe dazu auch Kapitel 5.4.

Ausnahme: Wenn Sie zusätzlich zur Option „Zeitstempel anzubringen“ auch das Signieren mit dem DATA Deneb Signaturdienst ausgewählt haben, wird der Login-Dialog nicht angezeigt, weil Sie diese Daten bereits bei der Schlüsselauswahl eingegeben haben, siehe Kapitel 6.4.4. Diese Login-Daten müssen nur einmal eingegeben werden. DATA Boreum speichert diese Daten im temporären Speicher (Cache). Nur wenn Sie DATA Boreum beenden und erneut aufrufen, müssen Sie diese Login-Daten erneut eingeben. 

Es wird der Login-Dialog für den Authentisierungsdienst angezeigt.

Login-Dialog für den Authentisierungsdienst

Abbildung 41: Login-Dialog für den Authentisierungsdienst

6.4.6.5       Ergebnisdatei vorhanden

Wenn beim Erstellen der Ergebnisdatei bemerkt wird, dass eine Datei mit gleichem Namen im Zielverzeichnis bereits vorhanden ist, wird der Dialog "Datei vorhanden" angezeigt. Sie haben hier die Möglichkeit, eine Auswahl zu treffen. Sie können die Datei überschreiben oder die Datei umbenennen lassen. Beim Umbenennen wird der Datei das aktuelle Datum im Dateinamen vorangestellt. Sie können die Verarbeitung aber auch abbrechen.

6.4.6.6       Sonderfall PDF-Datei mit sichtbaren Signaturfeldern

Wenn Sie eine PDF-Datei mit sichtbaren Signaturfeldern signieren, in der mehr als ein freies sichtbares Signaturfeld enthalten ist, müssen Sie ein Signaturfeld auswählen.

·     Auswählen: Blättern Sie zum Auswählen im Dialogfenster mit der PDF-Datei auf die Seite, auf der das Signaturfeld angelegt wurde, und wählen Sie es durch Anklicken aus. Sie können das Signaturfeld auch aus der Tabelle auswählen, die oben rechts im rechten Teil des Dialogfensters angezeigt wird.

·     Auswahl bestätigen: Bestätigen Sie die Auswahl Ihres Signaturfeldes mit "Speichern". Der Dialog wird geschlossen und das Signieren wird fortgesetzt. Ihre sichtbare Signatur wird in dem Signaturfeld angebracht, das Sie soeben ausgewählt haben.

Hinweis

Hinweis: Signaturfelder, die bereits eine Signatur enthalten, können nicht mehr ausgewählt werden.

 

Achtung

Achtung: Die Auswahl des Signaturfelds auf der Dialogseite ist erfolgreich, wenn ein dunkler Rahmen um das Signaturfeld angezeigt wird und in der Tabelle "Unterschriftsfelder", rechts oben, die Checkbox mit dem entsprechenden Signaturfeld ausgewählt ist. Andernfalls wird nach dem Speichern die Fehlermeldung angezeigt, dass das Signaturfeld nicht gefunden wurde.

6.4.6.7       Sonderfälle geschützte PDF-Dateien und leere Dateien

Sonderfall geschützte PDF-Datei

PDF-Dokumente können gegen Veränderungen geschützt werden und sind damit zum Teil oder vollständig verschlüsselt. In diesem Fall kann keine PAdES-Signatur erstellt werden.

Wenn im Stapel der zu signierenden Dateien eine geschützte PDF-Datei enthalten ist, wird dies von DATA Boreum erkannt. Das Icon am Anfang der Zeile in der Liste der Dokumente zeigt dann einen gelben Kreis mit einem schwarzem Ausrufezeichen Icon mit schwarzem Ausrufezeichen in einem gelben Kreis für eine geschützte PDF-Datei.

Sonderfall leere Datei

Eine leere Datei wird nicht signiert, da sie keine zu signierenden Inhalte enthält. In diesem Fall wird am Anfang der Zeile in der Liste der Dokumente ein Icon mit einem weißen Kreuz in einem roten Kreis angezeigt Icon mit weißem Kreuz in rotem Kreis als Warnung vor fehlerhafter PDF-Datei.

Warnung bei der Verarbeitung geschützter PDF-Dateien oder leerer Dateien

Geschützte PDF-Dateien oder leere Dateien werden nicht signiert. Trifft der Signaturprozess auf  so eine Datei, wird die Verarbeitung gestoppt. Ein Fehlerdialog bietet an, den gesamten Verarbeitungsvorgang zu beenden oder die geschützte PDF-Datei oder leere Datei zu ignorieren und den Prozess mit den nachfolgenden Dateien fortzusetzen.

Die folgende Abbildung zeigt die Dialogseite „Dateiauswahl“ mit einer beispielhafte Dateiliste, in der eine geschützte PDF-Datei und eine leere Datei enthalten sind, die von DATA Boreum korrekt erkannt und markiert werden.

Dialogseite „Dateiauswahl“ mit geschützter PDF-Datei und leerer Datei

Abbildung 42: Dialogseite „Dateiauswahl“ mit geschützter PDF-Datei und leerer Datei

Die folgende Abbildung zeigt ein Bespiel für einen Hinweisdialog, der angezeigt wird, wenn DATA Boreum bei der Verarbeitung eines Dateistapels auf eine geschützte PDF-Datei stößt. Sie können den Signaturvorgang für diese Datei und alle nachfolgenden fehlerhaften Dateien ignorieren. In diesem Fall werden nachfolgende nicht-fehlerhafte Dokumente signiert. Oder Sie können den Signaturvorgang abbrechen. In diesem Fall werden nachfolgende nicht-fehlerhafte Dateien nicht signiert.

Hinweisdialog bei geschützter PDF-Datei

Abbildung 43: Hinweisdialog bei geschützter PDF-Datei

Die folgende Abbildung zeigt die Fehlermeldung, die angezeigt wird, wenn der Signaturvorgang wegen einer leeren Datei angehalten wurde.

Hinweisdialog bei leerer Datei

Abbildung 44: Hinweisdialog bei leerer Datei

Wenn die Verarbeitung bis zum Ende durchgeführt wurde, wobei geschützte PDF-Dateien und leere Dateien ignoriert wurden, wird am Ende eine weitere Fehlermeldung gezeigt. Dieser Dialog weist daraufhin, dass möglicherweise definierte Folgeprozesse nicht ausgeführt werden. Folgeprozesse werden nicht ausgeführt, weil deren Ausführung zu weiteren Fehlern führen könnte. In der Liste der Ergebnisdateien wird der Status der Verarbeitung für jede Datei aufgeführt.

Hinweisdialog - keine Ausführung von Folgeprozessen

Abbildung 45: Hinweisdialog - keine Ausführung von Folgeprozessen

6.4.6.8       Signierte Dateien mit folgendem Programm weiterverarbeiten

Benutzen Sie die Auswahlliste um ein Programm auszuwählen, mit dem die signierten Dateien weiterverarbeitet werden sollen. Die Voreinstellung ist "Keine Weiterverarbeitung". Das ausgewählte Programm wird direkt mit den signierten Dateien aufgerufen. Die Auswahlliste zeigt alle Programme an, die Sie im Dialog "Einstellungen" in der Registerkarte "Anwendungen" konfiguriert haben, siehe Kapitel 5.2.

Logo des Mac OS Bitte beachten Sie, dass bei einem macOS nur die Standardfunktionen zur Verfügung stehen. Die Übergabe von Dateien an Programme, die in "Anwendungen verwalten" angegeben wurden, funktioniert bei einem macOS nicht.

Hinweis

Hinweis: Sie können Weiterverarbeitung auch noch nach der Verarbeitung der Dateien auswählen. Klicken Sie dann nach der Auswahl des Nachfolgeprogramms auf das Symbol Pfeil nach rechts Symbol, um die Ausführung zu starten. Achtung: Es werden alle Ergebnisdateien an das Nachfolge­programm übergeben.

Die folgende Abbildung zeigt die Dialogseite mit einer Beispielbelegung.

Letzte Dialogseite der Funktion Signieren

Abbildung 46: Letzte Dialogseite der Funktion Signieren

Tastaturbefehle auf dieser Seite

·     Alt + Enter = Button "Signieren"