Ein wichtiger Schritt zur digitalen Behörde
Papierstau in der Baubehörde ist leider keine Seltenheit: Bauanträge, Pläne, Statiken, Gutachten, Stellungnahmen werden heute noch immer ausgedruckt und in eine Umlaufmappe gelegt. Eine Vielzahl von Beteiligten sorgt dafür, dass sich die Bearbeitung von Bauanträgen oft als ein komplexes Unterfangen mit langen Durchlaufzeiten und großem Ressourcenbedarf darstellt.
Der Aufwand anfallender Unterlagen ist beträchtlich, ebenso wie die Kosten für eine papierbehaftete und analoge Kommunikation: Von der Digitalisierung und Weiterleitung von Dokumenten zur Bereitstellung, über Wartung und Betrieb bis hin zu Materialkosten und Zustellung der Bescheide auf dem Postweg. Ein Kreislauf, der mehrere Beteiligte enorm viel Zeit kostet.
Bauanträge rechtsgültig digital signieren
Höchste Zeit also für eine medienbruchfreie, digitale Bearbeitung von Bauanträgen. Um dabei auch rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, drängt sich der Einsatz von digitalen Signaturen und Siegeln förmlich auf. Viele Fachverfahren unterstützen auch bereits Schnittstellen von Signaturlösungen. Es stellt sich die Frage, ob die Installation eines Signatur Clients ausreicht, um mithilfe von Signaturkarten qualifiziert signieren zu können? Die Antwort auf diese Frage lautet: Ja, fast! Für viele Poweruser – also Personen, die viele Signaturen pro Tag erzeugen – bleibt die Nutzung von Signaturkarten in absehbarer Zukunft wohl weiterhin die erste Wahl. Für diejenigen, die seltener unterzeichnen oder aber z. B. mobil arbeiten wollen, sind jedoch Fernsignaturen eine Überlegung wert: Lassen sich diese doch einfach in einem Webbrowser und ganz ohne Hardware (Smartcard oder Kartenlesegerät) anbringen.
Governikus DATA Sign vereint alle Funktionen rund um das elektronische Signieren und Siegeln
Bei Nutzung von Fernsignaturen verbleibt das Signaturzertifikat bei einem qualifizierten Vertrauensdienstanbieter, der dann bei Bedarf die digitalen Signaturen erzeugt. Der Datenschutz hat auch hier höchste Priorität: Bei der Nutzung von Governikus DATA Sign verlassen zu signierenden Dokumente noch nicht einmal das eigene Netzwerk. Lediglich der Hashwert, eine Art Fingerabdruck des Dokuments, wird nach Außen gegeben. Dies erfüllt also jedwede Anforderungen in Sachen Datenschutz.
DATA Sign kann zudem digitale Siegel (qualifiziert oder fortgeschritten) zur Verfügung stellen: Zentral und für alle berechtigten Mitarbeiter:innen, sowohl auf Basis von Smartcards als auch als Fernsiegel. Gemäß VwVfÄndG (vom 8.12.23), kann bei elektronischen Verwaltungsakten oder sonstigen elektronischen Dokumenten der Behörde die Schriftform ggf. auch ersetzt werden, indem die Dokumente mit dem qualifizierten elektronischen Siegel der Behörde versehen werden.
DATA Sign bietet Ihnen eine Lösung, um digitale Signaturen und Siegel effizient und in jedem Szenario erfolgreich nutzen zu können. Sprechen Sie uns an!