Welche Methode ist die richtige für Sie?
Wenn es um das elektronische Siegeln und Signieren geht, stellt sich direkt die Frage, ob klassische Siegel-/Signaturkarten oder Ferndiensteanbieter die bessere Wahl darstellen. In Gesprächen mit unseren Kund:innen können wir individuell den Bedarf und konkrete Anwendungsfälle ermitteln, um gezielte Empfehlungen aussprechen zu können. Doch welche Methode ist für Ihre Bedürfnisse geeignet?
Um Ihnen einen ersten Überblick zu verschaffen, liefert dieser Blogpost Ihnen Vor- und Nachteile beider Verfahren.
Alles, was Sie über Siegel- und Signaturkarten wissen müssen
Die Vorteile von Siegel- und Signaturkarten liegen vor allem im monetären Bereich. Im Vergleich zu anderen Lösungen fallen keine Gebühren pro Transaktion an, sondern nur die einmaligen Anschaffungskosten für die Signaturkarte und das Kartenlesegerät. In der Praxis sieht das wie folgt aus: Bevor Sie das erste Siegel oder die erste Signatur digital anbringen können, müssen Sie bei einem Vertrauensdiensteanbieter die jeweilige Karte beantragen und ein passendes Kartenlesegerät kaufen. Zusätzlich benötigen Nutzer:innen unseren Fat Client DATA Boreum aus der Anwendung Governikus. Sobald man diese Komponenten erhalten hat, kann man mit dem Siegeln und Signieren starten. Innerhalb der Gültigkeitsdauer der Karte können Sie so oft siegeln und signieren, wie es erforderlich ist, ohne dass weitere Kosten anfallen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Nutzer:innen auch in besonders schutzbedürftigen Umgebungen ein Siegel bzw. eine Signatur an Dokumenten anbringen können, da diese keine Internetverbindung benötigen
Die Nachteile sind dagegen, dass die Karte immer griffbereit sein muss. Ist die Karte einmal nicht in Reichweite, können Sie nicht elektronisch siegeln oder signieren. Zudem wird immer ein entsprechendes Lesegerät benötigt, was die Bereitstellung aufwendiger macht und potenzielle Fehlerquellen birgt. Besonders wichtig: Verlieren Sie die Karte, können Sie nicht mehr siegeln oder signieren
Alles, was Sie über Ferndiensteanbieter wissen müssen
Sie möchten Signaturen und Siegel ohne spezielle Hardware wie ein Kartenlesegerät oder die Signaturkarte anbringen? Dann bieten Ferndiensteanbieter eine flexible Alternative. In der Praxis nutzen Sie unsere Signatur- und Siegelplattform DATA Sign, um dies zu realisieren. Nutzer:innen können diese entweder in das gewünschtes Fachverfahren integrieren oder über eine Weboberfläche bedienen, in der verschiedene Ferndiensteanbieter integriert sind. Nach einer einmaligen Registrierung und Authentifizierung haben Sie die Flexibilität, Signaturen und Siegel von überall aus unkompliziert anzubringen. Dieses Verfahren ermöglicht Ihnen sowohl das automatisierte Signieren und Siegeln einer großen Anzahl von Dokumenten als auch das gelegentliche elektronische Signieren und Siegeln.
Im Gegensatz zu Signatur- oder Siegelkarten kann das Schlüsselmaterial hier nicht verloren gehen, da dieses bei den Ferndiensteanbietern liegt. Sie können das Schlüsselmaterial außerdem selbst erstellen, indem Sie einfache Prozesse ausführen. Wie bei den Siegel-/Signaturkarten müssen Sie sich identifizieren, damit sowohl qualifizierte als auch fortgeschrittene Signaturen und Siegel angebracht werden können.
Ein wesentlicher Aspekt bei der Nutzung von Ferndiensteanbietern ist der Datenschutz. Mit DATA Sign verlässt das eigentliche Dokument, welches ein Siegel oder eine Signatur erhalten soll, niemals die eigene IT-Infrastruktur. Lediglich eine mathematische Abbildung des Dokuments (Hash-Funktion) wird an den Anbieter gesendet. Wahlweise kann auch der Dokumententitel unkenntlich gemacht werden.
Ein Nachteil bei der Nutzung von Ferndiensten besteht darin, dass für die Anbringung von Signaturen und Siegel stets eine Internetverbindung benötigen. Zudem erfolgt die Abrechnung der angebrachten Signaturen/Siegel pro Transaktion. Um Ihnen die Abwicklung zu erleichtern, können Sie gerne auf unser Reselling-Angebot zurückgreifen. Für weitere Informationen können Sie uns jederzeit ansprechen.
Aber welche Variante ist nun die Richtige?
An dieser Stelle können wir keine pauschale Empfehlung aussprechen, da der Anwendungsfall stark variiert und man dies individuell entscheiden muss. Wenn Sie Signaturen/Siegel ausschließlich unter strengen Gegebenheiten und unter Verschluss anbringen müssen, können Sie auf DATA Boreum mit den Karten und Kartenlesegeräten zurückgreifen. Wollen Sie und Ihre Mitarbeitenden jedoch flexibel sein und gelegentlich aus dem Homeoffice signieren und siegeln, kann es sinnvoller sein, mit DATA Sign auf Ferndiensteanbieter zu setzen. Der Abruf des Schlüsselmaterials über das Internet bietet Ihnen mehr Flexibilität im Vergleich zur Nutzung von Karte und Lesegerät.